veröffentlichts am Donnerstag, 27.08.2015

4 Methoden, die Meetings schnell produktiver machen

1. Besprechungen im Stehen abhalten
Beim Maschinenbauer Trumpf ist das Standard für Meetings in der Fabrik. Stehen macht Besprechungen schneller, produktiver und disziplinierter, Zeitersparnis: 20 bis 30 Prozent.

Ihr Fachinformationsdienst bereitet eine Analyse zum Thema vor, die wir Ihnen in Kürze vorstellen.

2. Sichtbare Countdown-Uhr verwenden

Mike Salguero, Geschäftsführer des mittelständischen Online-Händlers Custommade Ventures benutzt für Besprechungen den Time Timer – eine analoge Countdown-Uhr. Sie wird auf dem Tisch für jedermann sichtbar aufgestellt (unser Bild). Eine rote Scheibe auf der Uhr zeigt die noch verbleibende Zeit für die Besprechung. Bezugsquelle: time-timer.de, ca. 40 Euro.

3. Teilnehmerzahl bewusst klein halten

Apple-Chef Steve Jobs war ein bekennender Hasser von langen, ausladenden Meetings. Er bediente sich zweier Mittel, um Besprechungen zu fokussieren: Er hielt die Teilnehmerzahl so klein wie möglich, am besten unter sechs. Außerdem bat er gelegentlich jenen Mitarbeiter, den er am unwichtigsten für den Zweck des Meetings fand, die Besprechung zu verlassen.

4. Meetingfreien Tag einführen

Mitarbeiter eines mittelständischen Pharma-Herstellers klagten über ständigen Arbeitsstress durch unerledigte Aufgaben und zu hohe Beanspruchung durch Meetings. Lösung: ein Tag pro Woche ohne Meetings und Telefonkonferenzen. Mitarbeiter hatten zudem die Möglichkeit, diesen Tag im Homeoffice zu arbeiten. Effekt: Der meetingfreie Tag wurde von den Mitarbeitern schnell als „Hochproduktivitätstag“ bezeichnet, weil sie an ihm besonders viel erledigen konnten. Überdies veränderte sich durch die Rationierung der Zeit (nur noch vier Tage pro Woche für Meeting- Termine) die Besprechungskultur: Die Meetings wurden kleiner, liefen fokussierter ab und wurden seltener einberufen.