veröffentlichts am Freitag, 04.09.2015

Diese Werkzeuge werden Büroarbeit völlig verändern

Telefonieren, Sitzungen abhalten, Dokumente per E-Mail hin- und herschicken: All das wird schon bald der Vergangenheit angehören, so die Einschätzung Ihres Fachinformationsdienstes.

Ein Beispiel zeigt, wie Ihre Mitarbeiter in Zukunft zusammenarbeiten: Bei der Sparkasse Saalfeld-Rudolstadt gibt es seit jeher ein Handbuch, in dem alle Arbeitsabläufe beschrieben sind. Doch kaum jemand schlägt darin nach, weil es aus einem Berg von PDF-Dokumenten besteht, in denen nicht nach Stichwörtern gesucht werden kann.

Vor drei Jahren startete man deshalb ein Pilotprojekt: Ein internes Nachschlagewerk nach dem Vorbild von Wikipedia wurde ins Leben gerufen. Auf dieser Plattform im Intranet haben die Mitarbeiter selbst ihr Organisationshandbuch neu geschrieben.

Die Buchhaltung zum Beispiel lieferte den Beitrag zum Thema „Kostenstellen“, das Controlling erklärte seine Kalkulationen. Gemeinsam schaffte man den Kraftakt und erstellte rund 900 Dokumente. „Jeder ist Autor, jeder ist Leser“, lautet das Erfolgsprinzip. So entstand ein völlig neues Handbuch, das sich nicht nur leicht durchsuchen, sondern auch aktualisieren lässt, weil elektronische Unterschriften den Postumlauf ersetzt haben.

Jede Führungskraft sieht sofort, wo noch eine Zustimmung aussteht, und kann sie per Mausklick erteilen.

Eine neue Arbeitsanweisung ist heute in einer Woche erstellt – früher waren mindestens vier nötig.

Solche Beispiele werden sich häufen: Immer mehr Unternehmen setzen neue digitale Werkzeuge ein, um ihre Mitarbeiter miteinander zu verschalten und so die gemeinsame Arbeit voranzutreiben.

Drei typische Anwendungsfälle zeigen, wo die Chancen liegen:

Mitarbeiter erstellen zusammen Dokumente, Präsentationen oder Tabellen (zum Beispiel mithilfe der Software Sharepoint von Microsoft).
Um im Unternehmen schneller andere Experten zu einem Thema zu identifizieren, wird ein internes soziales Netzwerk aufgebaut (etwa mit IBM Connection oder Yammer).
Jedes Team bekommt im Intranet eine eigene Plattform zum Austausch, ähnlich wie ein Mini-Facebook (Fachwort: Social Software). Hier können alle Teammitglieder auf einen Blick sehen, wer noch welche Dinge bis zu welchem Stichtag erledigen muss und welche Meilensteine schon erreicht wurden.

PROGNOSE

Natürlich: Der Abschied von der E-Mail wird nicht leicht. Gerade ältere Mitarbeiter, denen noch die erste Digitalisierungswelle in den Knochen steckt, werden sich schwertun mit Team-Plattformen. Rechnen Sie mit Einwänden wie „Da pfuscht mir einer ständig rein“ oder „Da kann mich ja jeder ständig kontrollieren“.

Umso wichtiger: Erklären Sie den Nutzen der neuen Werkzeuge.

Es lohnt sich: Laut einer Studie von McKinsey steigern sie die Produktivität von Wissensarbeitern um 20 bis 25 Prozent. Deshalb wird die neue Art der digitalen Kollaboration bald überall Pflicht sein