veröffentlichts am Mittwoch, 02.09.2015
Effizientes E-Mail-Management: 30 % Zeitersparnis sind drin!
Damit Sie diese Zeitfresser in Ihrem Unternehmen besser in den Griff bekommen, empfiehlt Ihr Fachinformationsdienst diese Regeln:
30 Prozent Zeitersparnis: Diese Regeln machen den E-Mail-Verkehr produktiver
- Jede E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Sie sollte das Stichwort des Vorgangs oder Projekts enthalten, auf das sie sich bezieht. Verboten: alte, nicht mehr passende Betreffzeilen aus vorheriger Korrespondenz stehen lassen.
- Keine Textwüsten verschicken. Eine Mail, bei der der Empfänger weder Absätze sieht noch das Textende, bleibt meist unbearbeitet liegen und wird vergessen.
- E-Mail-Verkehr in Cc sollte die Ausnahme sein. Cc-Mails im Eingangsfach im Zweifel ungelesen löschen, spart viel Zeit.
- Eingehende Mails, einmal geöffnet, sofort zu Ende bearbeiten. Verboten: Mails öffnen, lesen, liegen lassen. Denn aus dem „später bearbeiten“ wird meist „nie bearbeitet“.
- Kein Ordner-Chaos schaffen. Legen Sie Mails, die Sie aufheben wollen/müssen, in einen Einheitsordner „Archiv“. Über die interne Suchfunktion per Stichwortsuche finden Sie diese E-Mails am schnellsten wieder.
- Keine Scheu vor Telegrammstil. Im täglichen Hin und Her mit regelmäßigen Kontakten ist Kurz- Kommunikation gut. Oft reicht es, die Antwort in die Betreffzeile zu schreiben.
- Keine E-Mail ohne Signatur. Wie oft haben Sie schon die Telefonnummer oder die Adresse eines Kontakts vergeblich in Ihren Mails gesucht? Abhilfe: Jede E-Mail im Geschäftsverkehr erhält automatisch eine Signatur mit Name, Adresse und Telefonnummer.