veröffentlichts am Mittwoch, 02.09.2015

Effizientes E-Mail-Management: 30 % Zeitersparnis sind drin!

Ihr Fachinformationsdienst befragte vor kurzem Unternehmer und Führungskräfte: „Welches ist Ihr wichtigstes Kommunikationsmedium?“ Ergebnis: In den meisten Unternehmen ist E-Mail der wichtigste Kanal für die Standard-Kommunikation – sogar in Firmen von Gründern der Altersklasse U30.

Bislang immer noch zu wenig beachtetes Risiko: die hohen zeitlichen Kosten der E-Mail-Kommunikation, die durch schlechte Routinen entstehen. E-Mails werden nicht wiedergefunden, es lässt sich nicht erkennen, auf welches Projekt sie sich beziehen. Es fällt auf den ersten Blick schwer herauszufinden, was der Adressat eigentlich will.

Damit Sie diese Zeitfresser in Ihrem Unternehmen besser in den Griff bekommen, empfiehlt Ihr Fachinformationsdienst diese Regeln:

30 Prozent Zeitersparnis: Diese Regeln machen den E-Mail-Verkehr produktiver

Jede E-Mail mit einer aussagekräftigen Betreffzeile. Sie sollte das Stichwort des Vorgangs oder Projekts enthalten, auf das sie sich bezieht. Verboten: alte, nicht mehr passende Betreffzeilen aus vorheriger Korrespondenz stehen lassen.
Keine Textwüsten verschicken. Eine Mail, bei der der Empfänger weder Absätze sieht noch das Textende, bleibt meist unbearbeitet liegen und wird vergessen.
E-Mail-Verkehr in Cc sollte die Ausnahme sein. Cc-Mails im Eingangsfach im Zweifel ungelesen löschen, spart viel Zeit.
Eingehende Mails, einmal geöffnet, sofort zu Ende bearbeiten. Verboten: Mails öffnen, lesen, liegen lassen. Denn aus dem „später bearbeiten“ wird meist „nie bearbeitet“.
Kein Ordner-Chaos schaffen. Legen Sie Mails, die Sie aufheben wollen/müssen, in einen Einheitsordner „Archiv“. Über die interne Suchfunktion per Stichwortsuche finden Sie diese E-Mails am schnellsten wieder.
Keine Scheu vor Telegrammstil. Im täglichen Hin und Her mit regelmäßigen Kontakten ist Kurz- Kommunikation gut. Oft reicht es, die Antwort in die Betreffzeile zu schreiben.
Keine E-Mail ohne Signatur. Wie oft haben Sie schon die Telefonnummer oder die Adresse eines Kontakts vergeblich in Ihren Mails gesucht? Abhilfe: Jede E-Mail im Geschäftsverkehr erhält automatisch eine Signatur mit Name, Adresse und Telefonnummer.